Documenten aanleveren

Documenten komen binnen. Upload je facturen, of laat ze automatisch binnenkomen via e-mail of scan. Autoboeker herkent elk document, leest de gegevens uit en zet het klaar voor controle of verwerking — of het nu een geüploade PDF, een doorgestuurde e-mail of een foto van een bonnetje via WhatsApp is.

Welke documenten?

• Inkoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Bonnetjes

Ondersteunde formaten: PDF, JPG, PNG, WebP, HEIC/HEIF en e-facturen (XML/UBL). Zorg dat documenten goed leesbaar zijn (geen wazige scans) voor de beste herkenning.

Alle manieren op een rij

• Upload (kantoor) — losse documenten of bulkupload vanuit het kantoordashboard
• Upload (klant) — de klant uploadt zelf via het klantdashboard
• Klant-app — foto van een bonnetje maken en direct insturen via de mobiele app
• Inkoop/verkoop e-mail — bijlage sturen naar het e-mailadres van de administratie
• Gmail / Outlook (Connect) — mailbox koppelen, facturen worden automatisch opgehaald
• WhatsApp (Connect) — bonnetje appen naar het gekoppelde nummer
• Exact digitale brievenbus — bijlages uit de Exact in-/verkoopmail automatisch ophalen

1. Uploaden via Autoboeker

Kantoor: ga naar Dashboard of Documenten → Upload bestanden → selecteer bestanden. Geschikt voor losse documenten en bulkuploads.

Klant: de klant uploadt zelf documenten via het klantdashboard — handig als jij ze niet zelf in bezit hebt.

2. Via de klant-app

Met de mobiele app maakt de klant een foto van een bonnetje en stuurt die direct in. De AI leest het bedrag, de leverancier en de btw uit — ideaal voor bonnen die anders kwijtraken.

3. Via e-mail (per administratie)

• Stuur documenten als bijlage naar het e-mailadres van jouw administratie (het inkoop/verkoop e-mailadres)
• Elke bijlage wordt als apart document verwerkt
• Het e-mailadres vind je in de administratie-instellingen
• Tip: gebruik dit voor automatisch doorgestuurde facturen van leveranciers

4. Automatisch via Autoboeker Connect

Met Autoboeker Connect komen documenten volledig vanzelf binnen — je koppelt de bronnen eenmalig in het klantdashboard onder Connecties & Integraties:

• Gmail & Outlook — je mailbox wordt elk uur gescand op nieuwe facturen en bonnen
• WhatsApp — stuur een foto van een bonnetje via WhatsApp; de AI doet de rest

Zie Autoboeker Connect voor het volledige overzicht, E-mail koppelen (Gmail & Outlook) en Bonnetjes via WhatsApp koppelen.

5. Exact digitale brievenbus

Gebruik je Exact Online? Dan kan Autoboeker de bijlages die naar de Exact in- en verkoopmail worden gestuurd automatisch ophalen — je klanten hoeven niets te veranderen. Zie Documenten ophalen uit de Exact Online inbox.

Na het aanleveren

• Het document wordt automatisch geanalyseerd
• Het verschijnt in het documentoverzicht
• Het krijgt een verwerkingsstatus
• Bij Connect zie je in Binnengekomen documenten precies wat er is opgehaald en wat ermee is gebeurd