Eigen e-mailadres instellen voor het ontvangen van documenten

Standaard krijgt elke administratie in Autoboeker een eigen inkoop-/verkoop e-mailadres waarop documenten binnenkomen. Wil je liever een herkenbaar eigen adres gebruiken (bijvoorbeeld `klantnaam-inkoop@kantoor.nl`)? Dan kun je per klant of administratie een eigen (custom) e-mailadres instellen.

Waarom een eigen e-mailadres?

Sommige kantoren hebben hun eigen mailserver en willen dat hun klanten een adres in de eigen huisstijl gebruiken, bijvoorbeeld `pietjepuk-inkoop@ordeopzaken.nl` per klant.

Het voordeel:

• De klant ziet in het klantdashboard en de app jouw eigen e-mailadres in plaats van het standaard Autoboeker-adres.
• Het oogt professioneler en past bij jouw merk.
• Voor de klant is het één herkenbaar adres voor het aanleveren van facturen.

⚠️ Belangrijk: het adres moet bestaan én forwarden

Een eigen e-mailadres is geen vervanging van het Autoboeker-adres — het is een adres dat je documenten doorstuurt naar Autoboeker. Het werkt alleen als aan twee voorwaarden is voldaan:

1. 1Het e-mailadres bestaat echt op je eigen mailserver (of in je eigen CRM/mailomgeving).
2. 2Er is een automatische doorstuur (forward) ingesteld van dat adres naar het standaard Autoboeker-adres van de administratie.

Zonder een bestaand adres met een werkende forward komen de facturen niet binnen in Autoboeker.

Zo stel je het in — stap voor stap

1. 1Maak het e-mailadres aan op je eigen mailserver (bijvoorbeeld `klantnaam-inkoop@kantoor.nl`).
2. 2Zoek het Autoboeker-adres van de administratie op in de administratie-instellingen in Autoboeker.
3. 3Stel een automatische forward in van je eigen adres naar dat Autoboeker-adres.
4. 4Vul het eigen e-mailadres in bij de administratie in Autoboeker, zodat de klant dit adres in het dashboard en de app ziet.
5. 5Test het door een factuur naar je eigen adres te sturen en te controleren of deze in Autoboeker binnenkomt.

Veelvoorkomende misverstand

"Ik dacht dat dit adres het Autoboeker-adres zou vervangen." Dat is niet zo. Het eigen adres is alleen zichtbaar voor de klant; achter de schermen stuurt het de documenten door naar het Autoboeker-adres. Bestaat het adres niet of is er geen forward, dan komen de facturen nergens aan.

Wanneer gebruik je dit niet?

Heb je geen eigen mailserver of wil je geen forwards beheren? Gebruik dan gewoon het standaard Autoboeker-adres van de administratie. Dat werkt direct, zonder extra instellingen. Zie Documenten aanleveren voor alle manieren om documenten binnen te krijgen.

Tips

• Test na het instellen altijd met een echte factuur of bon.
• Zorg dat de forward alle bijlagen meestuurt — Autoboeker verwerkt de bijlage, niet de tekst van de mail.
• Gebruik per administratie/klant een uniek adres, zodat documenten bij de juiste administratie terechtkomen.
• Werkt het niet? Controleer eerst of het eigen adres bestaat en of de forward correct naar het Autoboeker-adres wijst.