Documenten ophalen uit de Exact Online inbox

Wat is het?

Met deze functie haal je bijlages die naar de Exact digitale brievenbus (in- en verkoopmail) zijn gestuurd automatisch op en verwerk je ze via Autoboeker. Je klanten hoeven niets te veranderen — zij blijven facturen sturen naar het bekende Exact Online e-mailadres.

Brievenbus ≠ Scan & Herken. Autoboeker haalt alleen de digitale brievenbus op. Exact Scan & Herken (de scanservice met o.a. "handmatig invoeren") is een andere dienst en is niet het Autoboeker-pad.

Waar beheer je het?

• Per administratie: Instellingen → Haal documenten op uit de Exact Online inbox
• Overzicht van opgehaalde mails: https://mijn.autoboeker.nl/dashboard/mailbox

⚠️ Belangrijk: Exact Scan & Herken uitschakelen

Gebruik je de Exact Scan & Herken-dienst (of een andere scan-/herkenservice binnen Exact Online)? Schakel deze dan uit voordat je deze functie aanzet.

Laat je beide diensten tegelijk actief, dan worden dezelfde bijlages dubbel verwerkt: één keer door Exact Scan & Herken en één keer door Autoboeker. Dat leidt tot dubbele boekingen, dubbele kosten en een vervuilde administratie.

Wat moet je doen?

• Zeg de Exact Scan & Herken-dienst op of schakel deze uit per administratie in Exact Online
• Doe dit vóórdat je in Autoboeker de optie *Haal documenten op uit de Exact Online inbox* inschakelt
• Twijfel je of de dienst actief is? Controleer dit in Exact Online onder de abonnement-/dienstinstellingen van de administratie, of neem contact op met Exact support

Exact-autorisatie wordt overgeslagen

Zodra Autoboeker de inbox ophaalt, wordt de goedkeuringsflow / autorisatie in Exact voor die documenten overgeslagen. De controle gebeurt daarna in Autoboeker (en eventueel via Autoboeker-autorisatie).

Stap 1: Ga naar de instellingen

Open de administratie in Autoboeker en ga naar Instellingen. Onder het kopje "Haal documenten op uit de Exact Online inbox" vind je de nieuwe optie.

Stap 2: Kies een startdatum

Stel in vanaf welke datum je documenten wilt ophalen. Je kunt ook een datum in het verleden kiezen om eerder ontvangen bijlages alsnog te verwerken.

Stap 3: Opslaan en synchroniseren

Klik op Opslaan en start de synchronisatie. Autoboeker haalt de bijlages op en zet ze klaar in het boekingsscherm — klaar om te verwerken.

Voordelen

• Geen wijzigingen voor je klanten — zij blijven facturen sturen naar het bestaande Exact Online e-mailadres
• Automatisch ophalen — Autoboeker haalt de bijlages automatisch op uit de Exact inbox
• Terugwerkend — kies een datum in het verleden om eerder ontvangen bijlages alsnog te verwerken
• Snel ingesteld — het instellen duurt minder dan een minuut per administratie

Tips

• Deze functie is alleen beschikbaar voor Exact Online koppelingen
• Zet eerst de Exact Scan & Herken-dienst uit om dubbele verwerking te voorkomen
• Controleer na de eerste synchronisatie of alle verwachte documenten zijn opgehaald via de mailbox
• Eerder verwerkte documenten worden niet dubbel opgehaald — Autoboeker houdt bij welke bijlages al zijn verwerkt