Betalingen & betaalbatch (SEPA-bankbestand)

Met de Betalingen-module maak je van je openstaande crediteurenbetalingen een SEPA-bankbestand, dat je vervolgens bij je eigen bank accordeert. De betalingen komen rechtstreeks uit Exact Online en worden via Autoboeker gebundeld tot één betaalbatch.

Wanneer is Betalingen zichtbaar?

De Betalingen-module is alleen beschikbaar voor Exact Online-administraties én alleen voor de rol beheerder/admin. Heb je een andere koppeling of een gewone gebruikersrol, dan zie je een lege staat met de melding *"Betalingen is alleen beschikbaar voor Exact Online-administraties / beheerders"*.

Twee weergaven

1. 1Betalingen (hoofdscherm) — de lijst met openstaande betalingen die je kunt selecteren en verwerken.
2. 2Bankbestanden (knop rechtsboven) — de eerder gegenereerde SEPA-bestanden, met per stuk een downloadknop.

Wat je kunt doen

Synchroniseren — haalt de actuele betalingen (of bankbestanden) op uit Exact Online.

Filteren & zoeken op de betalingenlijst:

• Zoeken op rekeningnaam, referentie, IBAN of eigen rekening
• Type: Openstaand / Verwerkt / Alle
• Datum
• IBAN (eigen rekening)
• Valuta

Sorteren — elke kolom is sorteerbaar: Betaaldatum, Eigen rekening, Rekening, Bankrekening IBAN, Betalingsreferentie, Bedrag en Status.

IBAN / bankrekening toevoegen

Mist een betaling een tegenrekening, dan staat er "Rekening toevoegen". Daarmee koppel je een IBAN aan die crediteur, zodat de betaling daarna wél verwerkt kan worden.

Selecteren & verwerken

Vink de betalingen aan die je wilt uitbetalen (of gebruik "selecteer alles"). De selectiebalk toont het aantal geselecteerde betalingen en het totaalbedrag. Met Verwerken maak je er een bankbestand van.

Welke betalingen je niet kunt verwerken

Een betaling kan niet geselecteerd worden (de checkbox is uitgeschakeld, met een tooltip die de reden toont) als:

• Geen IBAN → *"Voeg eerst een bankrekening toe om te verwerken"*
• Bedrag ≤ 0 (negatief of nul) → *"Negatieve bedragen kunnen niet worden verwerkt"*
• Valuta ≠ EUR → SEPA ondersteunt alleen euro

Het verwerkingsproces — stap voor stap

1. 1Klik op Verwerken → er verschijnt een bevestigingsmodal met het totaalbedrag en uitleg. Er wordt een SEPA-bankbestand gemaakt; de betalingen worden pas daadwerkelijk uitgevoerd nadat je ze bij je eigen bank accordeert.
2. 2Bevestig → de procesmodal doorloopt twee stappen:

- Betalingen verwerken — de selectie wordt naar Exact (via Core) gestuurd

- Bankbestand ophalen — de bankbestanden worden direct gesynchroniseerd en het nieuwste bestand wordt opgehaald

1. 1Klaar → het verse bankbestand verschijnt met een Download-knop. Je kunt ook op "Bekijk bankbestanden" klikken om het overzicht te openen.

Waarom zijn sommige facturen niet selecteerbaar in de betaalbatch?

Niet elke factuur kan worden meegenomen in een betaalbatch. De meest voorkomende oorzaken:

• Ontbrekende verplichte betaalgegevens — bijvoorbeeld een geldig IBAN of betaalmethode bij de crediteur ontbreekt
• De factuur voldoet niet aan de selectiecriteria van de batch — denk aan administratie, betaalrekening, valuta of betalingsconditie die niet overeenkomt
• Het eigen rekeningnummer is geen rekening-courant — het eigen rekeningnummer moet het IBAN zijn van de rekening-courant (bank) van de onderneming, dus géén kas- of tussenrekening

Belangrijk om te weten

• Autoboeker voert de betalingen niet zelf uit — het maakt alleen het SEPA-bankbestand. De betalingen gaan pas door nadat je het bestand bij je bank hebt geïmporteerd en geaccordeerd.
• De module werkt uitsluitend met euro (EUR) — andere valuta worden door SEPA niet ondersteund.
• Synchroniseer eerst als je een net in Exact betaalde of gewijzigde factuur niet terugziet in de lijst.

Tips

• Krijg je een betaling niet aangevinkt? Bekijk de tooltip op de uitgeschakelde checkbox — die vertelt precies waarom (geen IBAN, bedrag ≤ 0, of niet-EUR)
• Voeg ontbrekende IBANs toe via "Rekening toevoegen" voordat je verwerkt, zodat de hele batch in één keer doorgaat
• Controleer vóór het accorderen bij je bank het totaalbedrag in de selectiebalk tegen het bankbestand
• Mist een factuur volledig in de lijst? Controleer dan de betaalgegevens bij de crediteur en of het eigen rekeningnummer een rekening-courant-IBAN is