Autorisatie in Autoboeker — zo werkt het

Wat is Autorisatie?

Met Autorisatie worden binnenkomende documenten (zoals inkoopfacturen) eerst ter goedkeuring aangeboden voordat ze verwerkt worden in je boekhouding. Zo houd je grip op wat er geboekt wordt: geen factuur wordt verwerkt zonder dat de juiste persoon — of personen — ernaar gekeken heeft.

Wat is er mogelijk?

• Eén of meerdere autorisatiestappen achter elkaar, bijvoorbeeld eerst de afdelingsmanager, daarna de directie
• Per stap kies je of één autorisator volstaat, of dat iedereen in de stap moet goedkeuren
• Met regels maak je uitzonderingen: kleine bedragen automatisch verwerken, of facturen van een specifieke leverancier via een eigen route
• Goedkeuren en afwijzen kan met een opmerking, en ook in bulk voor meerdere documenten tegelijk
• In de zijbalk zie je met een teller direct hoeveel documenten op jouw goedkeuring wachten

Autorisatie activeren

1. 1Ga in het menu naar Autorisatie → Instellingen
2. 2Zet de schakelaar "Autorisatie vóór verwerking" aan
3. 3Vanaf dat moment worden nieuwe documenten eerst ter autorisatie aangeboden voordat ze verwerkt worden

Tip: richt eerst je stappen in (zie hieronder) voordat je de module aanzet, zodat documenten meteen bij de juiste personen terechtkomen.

Stappen aanmaken (wie moet er goedkeuren?)

Stappen vormen samen de autorisatieroute: de volgorde waarin personen een document moeten goedkeuren.

1. 1Ga naar Autorisatie → Instellingen
2. 2Klik bij Autorisatiestappen op Stap toevoegen
3. 3Geef de stap een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Afdelingsmanager", "Financiële administratie" of "Directie"
4. 4Kies de autorisators: de gebruikers van je administratie die in deze stap mogen goedkeuren
5. 5Kies de goedkeuringswijze (zie hieronder)
6. 6Sleep de stappen in de gewenste volgorde — documenten doorlopen de stappen altijd van boven naar beneden

Goedkeuringswijze per stap

• Één van de autorisators — zodra één persoon goedkeurt, is de stap klaar. Handig voor teams waar iedereen bevoegd is.
• Alle autorisators — iedereen in de stap moet goedkeuren voordat het document verder gaat. Handig voor het vier-ogen-principe.

Een document gaat pas naar de volgende stap als de huidige stap volledig is goedgekeurd. Na de laatste stap wordt het document automatisch verder verwerkt zoals je gewend bent.

Regels: uitzonderingen en eigen routes

Zonder regels geldt de standaard: elk document doorloopt de volledige route. Met regels stuur je daarvan af. Een regel bestaat uit voorwaarden en een uitkomst.

Voorwaarden (combineerbaar)

• Type — inkoop of verkoop
• Leverancier / klant — één specifieke relatie, of elke leverancier/klant (met zoekfunctie)
• Bedrag — vanaf-bedrag en/of tot-bedrag

Uitkomst

• Automatisch verwerken — het document slaat autorisatie over en wordt direct verwerkt. Bijvoorbeeld: inkoopfacturen tot € 100 automatisch verwerken.
• Autorisatie vereist via gekozen stappen — het document volgt een eigen route van één of meer stappen. Bijvoorbeeld: inkopen boven € 5.000 direct naar de stap "Directie".

Zo maak je een regel

1. 1Ga naar Autorisatie → Instellingen en klik bij Regels op Regel toevoegen
2. 2Geef de regel een naam, bijvoorbeeld "Kleine bedragen automatisch"
3. 3Stel de voorwaarden in (type, relatie, bedragen)
4. 4Kies de uitkomst: automatisch verwerken, of autorisatie via de door jou gekozen stappen
5. 5Sla op — regels kun je op elk moment aan- of uitzetten, aanpassen of verwijderen

Let op: de eerste regel die op een document past, bepaalt de route. Past er geen enkele regel, dan geldt de standaardroute met alle stappen.

Documenten goedkeuren of afwijzen

1. 1Ga naar Autorisatie in het menu — de teller in de zijbalk laat zien hoeveel documenten op jou wachten
2. 2Gebruik het filter Mijn autorisaties om alleen de documenten te zien waar jij nu aan zet bent. Je kunt ook zoeken en filteren op status of persoon
3. 3Klik op een document om het te openen. Je ziet het originele bestand, de gegevens (leverancier, factuurnummer, bedrag), de route met alle stappen én de tijdlijn met wie wat wanneer heeft gedaan
4. 4Kies Goedkeuren of Afwijzen — met optioneel een opmerking voor je collega's

Meerdere documenten tegelijk? Vink ze aan in het overzicht en gebruik de bulkactie om ze in één keer goed te keuren of af te wijzen.

Wat gebeurt er daarna?

• Goedgekeurd (laatste stap): het document wordt automatisch verder verwerkt in je boekhouding
• Goedgekeurd (tussenstap): het document gaat door naar de volgende stap en verschijnt bij de autorisators van die stap
• Afgewezen: het document wordt geblokkeerd en wordt niet verwerkt. De afwijzer en de opmerking blijven zichtbaar, zodat duidelijk is waarom

Veelgestelde vragen

Wie kan een document goedkeuren?

Alleen de autorisators van de stap waar het document zich op dat moment bevindt. Bij "alle autorisators" moet iedereen in de stap goedkeuren; wie al heeft goedgekeurd, hoeft niets meer te doen.

Kan ik zien wie er al heeft goedgekeurd?

Ja — open het document: per stap zie je wie heeft gereageerd, met opmerking en tijdstip, in de tijdlijn.

Wat als ik een stap wijzig terwijl er documenten onderweg zijn?

Wijzigingen in stappen gelden voor nieuwe documenten. Documenten die al in de route zitten, behouden hun oorspronkelijke route.

Kan een document autorisatie overslaan?

Alleen via een regel met de uitkomst automatisch verwerken — bijvoorbeeld voor vaste lasten of kleine bedragen.

Werkt dit ook voor verkoopfacturen?

Ja, regels kunnen op zowel inkoop als verkoop worden ingesteld.

Hoe zet ik autorisatie weer uit?

Via Autorisatie → Instellingen: zet de schakelaar uit. Nieuwe documenten worden dan weer direct verwerkt volgens je normale werkwijze.

Vragen of hulp nodig bij het inrichten? Neem contact op met de Autoboeker-helpdesk — we denken graag mee over de beste route voor jouw organisatie.