AI-assistent & feedback: Autoboeker per administratie bijsturen

Naast de patronen die Autoboeker leert van eerdere boekingen, kun je de AI op twee manieren actief bijsturen per administratie:

1. 1Feedback geven en de boeking opnieuw verwerken — directe correctie op één document
2. 2De AI-assistent aanvullen — structurele instructie die voor álle nieuwe boekingen in die administratie geldt

Beide werken naast elkaar: feedback is snel en concreet, de AI-assistent is structureel en herhaalbaar.

Wanneer gebruik je wat?

• Feedback in de boeking → eenmalige correctie op één document. De AI gebruikt jouw aangepaste boeking als referentie voor volgende facturen van dezelfde leverancier of hetzelfde patroon.
• AI-assistent per administratie → structurele regel/uitzondering die je voor élke boeking binnen die administratie wilt laten gelden (bijvoorbeeld een 50/50 splitsing, een vaste kostenplaats, of een uitzondering op de standaard BTW-behandeling).

Vuistregel: start met feedback. Zie je dat hetzelfde patroon zich herhaalt? Verplaats het dan naar de AI-assistent.

1. Boeking opnieuw verwerken met feedback

1. 1Open de boeking in het boekingsscherm
2. 2Pas aan wat niet klopt: grootboek, BTW-code, splitsing in regels, kostenplaats, leverancier of bedrag
3. 3Voeg in het feedback-veld kort uitleg toe waarom je het zo hebt aangepast (bijv. *"Inkoop van leverancier X altijd 50% naar 4100 en 50% naar 4200"*)
4. 4Klik op Opnieuw verwerken — Autoboeker neemt je feedback en correcties direct mee in een nieuw voorstel
5. 5Bij volgende facturen van dezelfde leverancier wordt jouw correctie als referentie gebruikt

Let op: feedback werkt vooruitkijkend. Reeds verwerkte boekingen blijven zoals ze zijn — die pas je los of in bulk opnieuw aan.

Wat kun je allemaal aanpassen voor opnieuw verwerken?

• Grootboekrekening per regel
• BTW-code per regel (incl. nationaal/internationaal)
• Eén regel splitsen in meerdere regels (bijvoorbeeld 50/50 of een ander % over twee of meer grootboeken)
• Bedragen excl./incl. BTW
• Kostenplaats, kostendrager of project (indien beschikbaar in jouw boekhoudpakket)
• Leverancier of klant koppelen of veranderen
• Documenttype (inkoop / verkoop / memoriaal / bonnetje)
• Boekingsdatum of periode
• Factuurnummer / referentie

Bulk: opnieuw verwerken met opmerking

Handig na een wijziging in de inrichting (nieuw grootboek toegevoegd, nieuwe BTW-code, nieuwe regel in de AI-assistent, of correctie van eerder verkeerd gekoppelde leveranciers):

1. 1Filter het documentoverzicht (op documenttype, datum, status, BTW-code of grootboek)
2. 2Selecteer meerdere boekingen tegelijk
3. 3Klik op Opnieuw verwerken en geef een gezamenlijke opmerking mee
4. 4Autoboeker maakt voor elk document een nieuw voorstel met de bijgewerkte instellingen en jouw opmerking als context

2. AI-assistent per administratie aanvullen

Met de AI-assistent geef je Autoboeker in normale taal instructies die structureel meegenomen worden bij élke boeking binnen de gekozen administratie.

Openen per administratie: knop AI Assistent bovenin het scherm van die administratie.

Kantoorbreed (alle administraties): klik op de naam linksboven → AI Assistent.

De assistent gebruikt jouw instructies bij iedere nieuwe boeking, naast de patronen die hij al leert van eerdere correcties. Instructies op administratieniveau hebben voorrang op globale instructies.

Let op: een nieuwe prompt geldt niet automatisch op documenten die al in het dashboard staan. Die moet je bulk selecteren → Geselecteerde items opnieuw verwerken.

Voorbeelden van AI-assistent instructies

• *"Bereken geen btw-bedrag en tel het btw-bedrag bovenop het subtotaal zodat het subtotaal aansluit op het totaalbedrag."* — voor een niet-btw-plichtige administratie (samen met alle BTW-codes uitzetten; zie BTW-vrijgesteld)
• *"Maak voor Jumbo, Albert Heijn, SPAR en HEMA één relatie, niet per vestiging."*
• *"Verkoopfacturen als één totaalregel boeken, niet per factuurregel."*
• *"Zet kostenplaats en jaartal in de boekingsomschrijving."*
• *"Inkoopfacturen van leverancier X altijd 50% naar 4100 en 50% naar 4200"*
• *"Alle facturen van WeWork boeken op grootboek 4350 met kostenplaats Operations"*
• *"Brandstofbonnen altijd op 4810 met BTW-code IH"*
• *"Dit is één factuur over meerdere pagina's — niet splitsen."*

Praktische tips

• Schrijf instructies kort, concreet en toetsbaar: noem leveranciers, percentages, grootboeknummers en BTW-codes expliciet
• Test eerst met feedback op één boeking; verplaats het pas naar de AI-assistent als het patroon zich herhaalt
• Gebruik administratie-instructies voor klant-specifieke uitzonderingen en globale instructies voor kantoorbrede afspraken
• Controleer na elke nieuwe instructie een paar nieuwe boekingen om te verifiëren dat het werkt zoals bedoeld
• Combineer de AI-assistent zo min mogelijk met vaste automatiseringsregels — hou je instructies up-to-date in plaats van losse regels te stapelen

Veelgestelde vragen

• Werkt feedback met terugwerkende kracht? Nee, feedback beïnvloedt nieuwe en opnieuw verwerkte boekingen. Reeds verwerkte boekingen pas je individueel of in bulk opnieuw aan.
• Hoe snel leert Autoboeker van mijn feedback? Direct vanaf de volgende boeking van dezelfde leverancier of met hetzelfde patroon.
• Kan ik één regel splitsen in meerdere? Ja. Voeg een extra boekingsregel toe in het boekingsscherm, verdeel het bedrag (bijv. 50/50) en klik op opnieuw verwerken — de AI leert dit patroon mee voor volgende boekingen.
• Botst de AI-assistent met vaste automatiseringsregels? Vaste regels gaan altijd voor. De AI-assistent vult aan en stuurt bij waar geen vaste regel geldt.
• Welke instructies mag ik geven aan de AI-assistent? Alles wat een collega ook zou begrijpen: leveranciers, grootboeknummers, percentages, BTW-codes, kostenplaatsen, projecten en uitzonderingen. Hoe concreter, hoe beter het resultaat.